Workflow, sleutel tot foutloze administratie

Steeds meer organisaties optimaliseren hun interne processen en een toenemend aantal accountants eist van bedrijven en overheden controlemaatregelen waarbij gebruik gemaakt wordt van geautomatiseerde workflows.

In deze blog gaan we in op de mogelijkheden en de voordelen bij het gebruik van een workflow bij processen binnen Unit4 Financials.

Standaard of maatwerk workflows
De standaard workflows binnen Unit4 Financials voorzien in de meest elementaire behoeften van organisaties. Denk hierbij aan het goedkeuren van inkoopfacturen of het goedkeuren van wijzigingen in bankrekeningnummers van crediteuren. Het is daarnaast ook mogelijk om de workflow deels of volledig naar eigen wens aan te passen.

Vaste procesgang
In vrijwel elke organisatie worden er werkafspraken gemaakt over de manier waarop een factuur moet worden ingeboekt. Desondanks blijkt in de praktijk dat niet iedereen de facturen volgens afspraak verwerkt. Met een workflow zie je of de boeking aan bepaalde voorwaarden voldoet. Een voorwaarde kan bijvoorbeeld zijn dat er vooraf een inkooporder moet zijn aangemaakt of dat het verplicht gesteld is dat een bijlage aan het document is toegevoegd. Door deze voorwaarden in te bouwen in de workflow dwing je een vaste procesgang af die helpt om te komen tot een eenduidige en foutloze administratie.

Autorisaties en snellere afhandeling
Bij veel organisaties gelden er autorisaties die gekoppeld zijn aan een bepaald bedrag. Bepaalde medewerkers mogen bijvoorbeeld facturen goedkeuren tot een bedrag van maximaal € 1.000,- en andere medewerkers hebben een limiet tot
€ 10.000,-. Afhankelijk van het bedrag kan het zijn dat de inkooporder of factuur direct verwerkt kan worden of dat er eerst goedkeuring verkregen moet worden van een leidinggevende. Unit4 Financials biedt standaard de mogelijkheid om dit in te richten.

Er zijn hiernaast ontelbaar veel meer mogelijkheden: Stel dat een medewerker een budget heeft en dat alles binnen dit budget direct goedgekeurd mag worden en dat voor alle facturen buiten dit budget goedkeuring vereist is.
In dit geval kan een automatisch gegenereerde e-mail verstuurd worden naar een leidinggevende.

Het kan ook zijn dat de inhoud van een boeking automatisch gevuld moet worden met behulp van een workflow of dat bij elke verkoopfactuur een interne referentie bijgehouden moet worden op een referentieveld. In dit geval kan er een workflow gestart worden bij een vooraf bepaald documenttype dat automatisch het documentnummer kopieert naar het referentieveld dat in gebruik is.

Workflow personaliseren
Naast de hiervoor vermelde grote wijzigingen in de workflows van Unit4 Financials kunnen uiteraard ook kleine wijzigingen worden doorgevoerd. Het kan bijvoorbeeld zijn dat er al wel een nieuwe crediteur is aangemaakt, maar dat die eerst nog goedgekeurd moet worden. Zolang de crediteur nog niet is geautoriseerd kan de factuur nog niet worden ingevoerd.
De standaard Unit4 Financials/Coda workflow heeft hiervoor een tijdbesparende functionaliteit: het verstuurt in dit geval alleen een e-mail als de aangemaakte crediteur is afgekeurd of als er een “verzoek tot informatie” is verstuurd door degene die moet goed- of afkeuren.

Natuurlijk wil de aanvrager van de autorisatie ook geïnformeerd worden over de goedkeuring van de crediteur zodat de factuur zo snel mogelijk in de administratie verwerkt kan worden. Het is met de standaard workflow van Unit4 Financials mogelijk om de hele e-mail lay-out te wijzigen zodat in één oogopslag alle gewenste informatie voorhanden is.

Standaardisering en foutloze administratie
Het spreekt voor zich dat een goede workflow door standaardisering/uniformering bijdraagt aan een betere procesgang met een foutloze administratie en beperking van de kosten als resultaat. De workflow tool van Unit4 Financials is bijzonder dynamisch en kan aangepast worden aan vrijwel elke wens van een organisatie.

Wilt u meer weten over de praktische mogelijkheden en voordelen van workflows binnen Unit4 Financials, neem dan vrijblijvend contact op met Carlo Rolle.