Maar al te vaak komen we bij middelgrote en grote bedrijven waar (financiële) processen die volgens de directie of het hogere management anders moeten verlopen geautomatiseerd moeten worden.
Het probleem, in onze ogen de uitdaging, daarbij is vaak dat procesbeschrijvingen die ooit werden opgesteld geen juiste weergave zijn van de actuele bedrijfsprocessen. Vreemd en gevaarlijk natuurlijk. Want die beschrijvingen zouden vanuit managementperspectief natuurlijk juist leidend moeten zijn voor het uitvoeren van het proces. Waar komt die discrepantie tussen theorie en praktijk vandaan?
Het probleem, in onze ogen de uitdaging, daarbij is vaak dat procesbeschrijvingen die ooit werden opgesteld geen juiste weergave zijn van de actuele bedrijfsprocessen. Vreemd en gevaarlijk natuurlijk. Want die beschrijvingen zouden vanuit managementperspectief natuurlijk juist leidend moeten zijn voor het uitvoeren van het proces. Waar komt die discrepantie tussen theorie en praktijk vandaan?
Vier aantoonbare boosdoeners
Er zijn vier aantoonbare oorzaken waardoor processen in een bedrijf of organisatie in de praktijk anders lopen dan vaak al dan niet zorgvuldig ooit eens werd beschreven:
- De omstandigheden, waaronder de processen, zijn gewijzigd maar de procesbeschrijvingen zijn niet geactualiseerd.
- De procesbeschrijvingen worden niet of nauwelijks gedeeld met nieuwe medewerkers.
- Wordt dit wel gedaan, dan krijgen nieuwe medewerkers vaak alleen maar te horen wat de vorige medewerker deed, niet wat deze had moeten doen.
- Het aantal uitzonderingen op een bepaalde procedure/procesregel is aanzienlijk. Als in een proces met 10 stappen er per stap 2% uitzonderingen zijn, dan zal uiteindelijk maar liefst 20% niet het standaardproces volgen.
Efficiënter en kostenbesparend
Duidelijk zal zijn: bij de implementaties van systemen zijn bestaande procesbeschrijvingen vaak een bar slechte leidraad. Vrijwel altijd is het veel efficiënter en kostenbesparend om, samen met mensen die beschikken over actuele praktijkkennis, de processen in het nieuwe systeem opnieuw op te bouwen. Het hierbij intensief betrekken van het management heeft twee grote voordelen:
- Het management kan snel ingrijpen als processen tegen het bedrijfsbeleid in dreigen te gaan.
- Het management is na afloop van de implementatie waarschijnlijk beter dan ooit op de hoogte van
de specifieke problemen/uitdagingen waar de medewerkers in de praktijk mee te maken hebben of hebben gehad.
Vooral het tweede helpt het management om effectiever te zijn in het stroomlijnen van de organisatie en het voorkomen van weerstand hierbij.
‘Collateral advantages’
Het is aantoonbaar lonend om samen met de werkvloer en het management de huidige processen eerst grondig te evalueren en opnieuw in kaart te brengen voordat deze in een systeem worden gegoten. Want, zoals hiervoor kort omschreven, profiteert een bedrijf daarmee niet alleen van de vooraf ingeschatte voordelen van de implementatie zelf maar ook van aanzienlijke ‘collateral advantages’.
Weer hierover weten? Of heeft u een specifieke (complexe) uitdaging? Neem dan vrijblijvend contact op voor
een adviesgesprek en een voorstel op maat.
