Flexifields versie 14 Unit4 Financials: een krachtig instrument

Posted by Miek Willemsen on 16-4-18 13:21
Find me on:

 

Unit4 Financials Versie 14 flexifields

Over versie 14 Unit4 Financials zijn al enkele algemene blogs verschenen, maar we willen in deze blog extra aandacht besteden aan de module Flexifields die volgens ons vele interessante mogelijkheden biedt.

Sinds versie 13 van Unit4 Financials zijn flexifields mogelijk op elementen en aangezien dit zeer positief onthaald werd, heeft men dit sinds versie 14 ook op transacties voorzien.

Via Flexifields kunnen extra velden worden gedefinieerd om eenduidig op te slaan bij elementen (op elementsjabloon) en transacties (op invoersjabloon), zodat extra informatie vastgelegd en getoond kan worden.

Flexi-fields zijn de nieuwe, beveiligde manier om de Coda database uit te breiden.

Flexi-fields kunnen verschillende soorten data bevatten. Het kunnen tekst, datum of numerieke velden zijn. Ze kunnen verwijzen naar andere gegevens, een checkbox veld of een dropdownlist zijn.

Zodra er gedefinieerd is wat voor flexi-fields er gebruikt worden, kunnen deze aan elementen of transacties worden gehangen. De data van de flexi-fields kunnen opgevraagd worden via het gebruik van generiek opvragen, rekeningoverzicht, opvragen gegevens en opvragen saldi.

Voor deze module dient een aparte licentie aangeschaft te worden, maar die volgende waardevolle mogelijkheden biedt:

  • Aangezien flexifields kunnen verwijzen naar andere gegevens of tekst, datum, numerieke veld, een checkbox veld of een dropdownlist kunnen zijn, maakt het mogelijk gecontroleerde gegevens te stockeren. Nu worden allerlei velden “mis”bruikt, bv. Adresvelden op een element en referentievelden op een transactie om bepaalde extra info te stockeren. Op deze velden kan geen controle gezet worden, wat het moeilijk maakt hier selecties op te maken.
  • De flexivelden hebben ook een eenduidige betekenis doorheen de database. Als je een veld factuurnummer noemt en je wijst deze toe aan een document, is dit steeds factuurnummer. Een externe referentie bv. heeft immers geen eenduidige betekenis doorheen de database bv. externe referentie 1 wordt gebruikt bij inkoopfactuur om extern factuurnummer te stockeren, maar in bankboeking wordt externe referentie 1 bv. gebruikt voor het bankafschriftnummer
  • Flexifields op elementen biedt de mogelijkheid tot afbouw van hiërarchiën doordat flexifields op elementen kunnen opgenomen worden in opvragen saldi. Bv. nu worden meestal elementgroepen of rekeninggroepen gebruikt voor balans en W&V die dan in een hiërarchie worden geplaatst. In stambestand saldo kan je een of meerdere kolommen met flexifields definiëren en daarop groeperen, zodat er ook een boomstructuur ontstaat. Hierdoor is aanmaken van een hiërarchie en bijwerken/onderhouden hiërarchiën telkens een nieuw element wordt aangemaakt, overbodig.
  • De data van de Flexifields kunnen gebruikt worden in
    • Elementsjablonen (flexifields op elementen)
    • Rekeningoverzichten
    • Selecties en weergaven
    • Generiek opvragen
    • Opvragen gegevens (flexifields op transacties)
    • Opvragen transacties (flexifields op transacties)
    • Opvragen saldi (flexifields op elementen)
    • Opvragen ledger
    • Agenda
    • Interfaces
    • Table link
    • CODA-XL
    • Unit4 analyser

Echter ze kunnen niet meegenomen worden in het betaalproces of de betaalrun, misschien een gemiste kans?

Extra aandacht wil ik vestigen op het feit dat bij flexifields per gedefinieerd flexveld een aparte tabel wordt aangemaakt in de database. Dit heeft een performance technisch voordeel, maar indien gebruik gemaakt wordt van een externe rapportagetool, en men wenst te rapporteren op een bepaald flexveld, dient men er zich bewust van te zijn deze tabellen mee te nemen.

Dus ons inziens is Flexifields een zeer waardevol en krachtig instrument dat zeker bij een upgrade naar versie 14 overwogen moet worden.


Overweegt u Unit4 Financials (Coda) te upgraden en bent u benieuwd wat voor upgrade voor uw organisatie het meest geschikt is? Neem dan gerust contact met ons op.

Meer informatie

Topics: Coda Financials