Tail Spend Management: Let ook op de kleintjes!

Posted by John on 15-8-16 11:00

Als we thuis ons huishoudboekje bekijken kunnen we verrast zijn door de hoogte van de uitgaven. Het kan maar zo gebeuren dat, aan het eind van elke maand, onze bestedingen hoger zijn dan verwacht. De zogenaamde vaste lasten zijn voorspelbaar en structureel. Juist de vele kleine uitgaven veroorzaken vaak de tegenvaller; denk aan een verjaardagkaartje, parkeerbon, uitje of een luxe etentje. Herkent u dat ook?

Dit fenomeen wordt verklaart door het Pareto principe, ofwel de 80/20 regel. 80% van de uitgaven (vaak de vaste lasten) worden bij 20% van de leveranciers gedaan. Echter 20% van de bestedingen vind plaats bij de overige 80% van de leveranciers.

Niet alleen thuis, maar ook binnen uw organisatie zal er sprake zijn van een dergelijke situatie.

De Long Tail

De kleine bedragen lijken niet de moeite waard om te managen, daarnaast is het lastig om dit te managen met een groot aantal leveranciers.

De groep leveranciers met een relatief lage transactie waarde noemt men ook wel de staart (Tail) en als deze groep leveranciers erg groot is de lange staart (Long Tail).

“De dikke staart is een bekend verschijnsel bij kansverdelingen. Waar het om gaat is dat langs de staart lopend weliswaar de hoogte ervan relatief laag is, zelfs lager wordt hoe verder je komt, maar dat het totale oppervlak groot is. groter zelfs dan het oppervlak onder het eerste, relatief hoge stukje van de kansverdeling.”, aldus Wikipedia.

In onderstaand overzicht geeft het blauwe vlak de Long Tail weer:

Screen_Shot_2016-08-15_at_08.56.09.png

Het managen van de Long Tail is een complexe uitdaging. In een organisatie van enige omvang kunnen deze uitgaven bestaan uit tienduizenden geringe bedragen, maar het zijn wel transactie-intensieve aankopen. Deze aankopen zijn versnipperd over een gevarieerde reeks categorieën en kunnen betrekking hebben op honderden heel verschillende leveranciers.

De grote leveranciers zijn prima te managen met standaard contracten. Door de wet van de afnemende meeropbrengsten, zal het nog beter managen van de eerste 80% van de uitgaven minder opleveren. Het voordeel van een inkoopoplossing voor de grote leveranciers zit in de verlaging van de verwerkingskosten voor inkoop.

Juist het managen van de groep overige leveranciers en de bijbehorende uitgaven zijn zeker de moeite waard. Veel transacties met een lage waarde per transactie en een inefficiënte verwerking hiervan, kosten veel geld. De verwerkingskosten kunnen hoger liggen dan de feitelijke uitgave. Als er weinig of geen inzicht is in de Long Tail, dan is ook niet vast te stellen waar de inefficiënties zich voordoen. Laat staan hoeveel ze de onderneming kosten en potentieel bespaart kan worden.

Automatiseren van de Long Tail uitgaven

Focus bij de aanschaf en implementatie van uw inkoopsysteem niet uitsluitend op de automatisering van de 20% grote leveranciers met hoge bestedingen, maar ook op het managen van de 80%, voor u kleine leveranciers.

Belangrijk is een snelle, transparante en uiterste gebruiksvriendelijke interface om alle medewerkers te stimuleren alle aanvragen in één inkoopsysteem vast te leggen. Daarnaast is een geïntegreerde “Spot buy”-optie, vooral voor Long Tail aankopen, heel doeltreffend om meerdere leveranciers uit te dagen.

Ideaal is één inkoopsysteem, waarin alle aankopen worden vastgelegd. Alleen dan heeft u overzicht in de totale uitgaven.

Respect voor kleine uitgaven

Laat u niet ontmoedigen door het feit dat de bedragen maar klein zijn. De macht van de kleine getallen speelt hier een rol. Vele kleine besparingen maken uiteindelijk één groot bedrag!

Wilt u meer op de kleintjes letten?

Een goede manier om uw uitgaven inzichtelijk te maken is om te investeren in een Procurement oplossing. Als het gaat om Spend Management geloven wij in de kracht van Coupa. Hieronder vindt u een artikel waarin vragen beantwoord worden die het meest gesteld worden door bedrijven die overwegen te investeren in deze Purchase-To-Pay technologie.

Klik hier om het artikel te lezen!

Topics: Coupa