Stap over, want 1 Database betekent 1 versie van de waarheid!

Posted by Jean Paul on 29-4-14 14:31
Find me on:
adaptive insights

Geschreven door: Jean Paul Remmelzwaan        

In deze blog:
Stap over, want 1 Database betekent 1 versie van de waarheid!

In de vorige blog, sprak ik over het feit dat Adaptive Insights enorm op Excel lijkt en wat dat voor voordelen oplevert voor de eindgebruiker. Als afsluiting ging ik al kort in op de voordelen van 1 centrale database en dus 1 versie van de waarheid!

Wanneer ik een demonstratie geef bij een bedrijf begin ik altijd met het vergelijken van Adaptive Insights met een Excel-omgeving. Met Adaptive kan ik zelf mijn ‘excel-achtinge’startpagina instellen, genaamd sheets. Sheets is een belangrijk onderdeel, waar de gebruiker de meeste tijd in zal besteden.  Hiermee begint dan ook de demonstratie.

Sheets

Sheets kun je vergelijken met een Excel bestand. De verschillende sheets die daaronder vallen, met een tabblad in dat Excel-bestand. Maar wat is het verschil met uw Excel-omgeving? De sheets worden in Adaptive centraal ( lees: 1 x!) gebouwd en onderhouden. Waar? In 1 database! Dat betekent dus, dat iedere gebruiker met dezelfde sheet werkt voor het invullen van de begroting of forecast. 1 format, 1 database, 1 versie van de waarheid.

Organisatiestructuur

Als een organisatie budgetteert of forecast op totaal organisatieniveau, is het gebruik van Excel meestal goed te doen. Wil de organisatie de begroting of forecast nader specificeren op bijvoorbeeld: afdeling, kostenplaats, regio, land of functie en de verantwoordelijkheden ook bij die onderdelen neerleggen, dan wordt het problematisch.

Dit betekent namelijk dat er naar elke verantwoordelijke een Excel-sheet wordt opgestuurd met de tabbladen die moeten worden ingevuld. Adaptive Insights houdt centraal een organisatiestructuur bij waar elke gebruiker toegang kan worden verleend tot het onderdeel waar hij/zij verantwoordelijk voor is. 1 organisatiestructuur, 1 database, geen e-mails, 1 versie van de waarheid.

Versies

Hoe vaak heeft u, tijdens het werken in Excel, uzelf afgevraagd: Hmmm, werk ik nu eigenlijk in de juiste versie? Even de datum checken..16/4..of was het nou 17/4? Of die met _laatsteversie.xls? Of _laatsteversie(2).xls? Arghh! Ikzelf waarschijnlijk wekelijks. Het is een van de meest gehoorde klaagzangen over Excel. In Adaptive lossen we dit op door versies centraal te maken en bij te houden. Users geef je toegang tot bepaalde versies, bijvoorbeeld de versies die zij nu moeten vullen met data. Zo weet je zeker dat iedereen echt in de allerallerallernieuwstelaatste versie werkt!

Voorbeeldsheet

Als laatste open ik altijd 1 sheet: “ Ziet u, het lijkt op Excel. Er zijn regels, kolommen in cellen waar we data kunnen invullen en formules kunnen maken. We vullen de data echter in op grootboekrekeningen, kostenplaatsen in een bepaald format in de laatste budgetversie. Allemaal bijgehouden in 1 database! En het werkt allemaal via uw webbrowser. Overal ter wereld, waar u ook zit, kunt u uw applicatie benaderen!”

Lees volgende week meer over de toegevoegde waarde ten opzichte van Excel in: Adaptive Insights, Anytime, Anyplace, Anywhere.

Wil je meer weten over dit onderwerp. Dan spreekt de whitepaper "Nine Circle of Excel Hell" je waarschijnlijk ook aan.

Download deze whitepaper

fotocredit

Topics: Adaptive Insights