Kan Generiek Opvragen in Coda Financials een BI-tool vervangen?

Posted by Richard Pieters on 8-5-14 8:00
Find me on:

ID-100211032Geschreven door: Richard Pieters en John van Dijk

Unit4 heeft in Coda 12 de functionaliteit Generiek Opvragen (ook wel Generic Browse genoemd) ontwikkeld. Hiermee kunnen vanuit Coda gegevens opgevraagd worden vanuit de Coda-database. Een mooie toevoeging, waar zowel onze klanten als wij enthousiast van worden. Hoog tijd dus om aandacht te besteden aan deze nieuwe functie. Wat betekent dit voor jou als gebruiker? 

Wat is er mogelijk?

Generiek Opvragen is een uitbreiding op de standaard mogelijkheid voor de selectie- en weergavemogelijkheden in Coda Financials. Met de ‘traditionele’ functionaliteit zijn de te selecteren velden voor gedefinieerd en daardoor beperkt. Het weergeven van relevante stamgegevens is vaak niet mogelijk. De Generiek Opvragen functie rekent af met deze beperkingen en speelt in op de klantbehoefte om meer geavanceerde overzichten rechtstreeks uit Coda te generen en te exporteren, zonder gebruik te hoeven maken van maatwerk of aparte Business Intelligence software.

Inmiddels zijn er diverse generieke opvraagmogelijkheden. Enkele voorbeelden hiervan zijn inzicht in de audit trail, jaareinde rapportages, weergeven van de linktabel inhoud, betaaladvieslijst, weergeven van de inhoud van een maatwerktabel, BTW-stambestand, een NAW-lijst van debiteuren/crediteuren en een overzicht van de validatieregels op elementen ten behoeve van beheer. Dit alles is veilig te realiseren door het juist inrichten van de Coda user security. Generiek opvragen is opgenomen in de Coda administration sectie. Uiteraard kunnen de gedefinieerde generiek opvragen overzichten in het portaal worden opgenomen.

Voordelen en beperkingen op een rijtje

  • Voordelen:

    • Meerdere bronnen te benaderen, ook externe bronnen

    • Meerdere tabellen te combineren met zogenaamde joins

    • Export naar Excel en PDF

    • Minder afhankelijkheid van de IT-afdeling

    • Beveiliging instelbaar

    • Een voor gedefinieerde set van dataviews is beschikbaar

  • Beperkingen:
    • Het resultaat is een weergave en deze weergave kan niet interactief, met acties (bijvoorbeeld multiple edit of copy document) worden bewerkt
    • Voor geavanceerde generieke opvraagmogelijkheden is technische kennis nodig

De noodzaak van dataviews

Voordat overzichten vanuit het Generiek Opvragen beschikbaar zijn voor de gebruikers, moet er nog een stukje voorbereiding plaatsvinden.

De eerste stap is het definiëren van dataviews. Dataviews maken het mogelijk om tabellen (objecten) te koppelen waarmee gegevens beschikbaar komen die normaal niet benaderbaar zijn vanuit Coda. Het is tevens mogelijk om tabellen vanuit andere bronnen hierin op te nemen. Dit kan relatief eenvoudig door middel van views en/of synonyms. Je kunt als gebruiker zelf de business logica en de relaties tussen de diverse tabellen vastleggen. Gelukkig heeft Unit4 al een basis-set beschikbaar gesteld.

Wij zien dat voor het bouwen van juiste en bruikbare dataviews gedegen kennis van Coda en de Coda-database noodzakelijk is, denk daar niet te licht over. Zodra er gewerkt moet gaan worden met filters, tussentellingen en afhankelijkheden heeft een Business Intelligence software, zoals SAP BusinessObjects, Cognos of Reporting Services duidelijk voordelen ten opzichte van de Coda dataviews.

Dataviews zijn vooral geschikt voor (relatief) eenvoudige rapporten. Voor ingewikkelde overzichten schiet de dataview functionaliteit te kort. Kijk dus goed wat jouw organisatie nodig heeft, een oplossing is altijd beschikbaar.

Wil je meer weten over dit onderwerp. Dan spreekt onze vorige blog of het whitepaper "De CODA optimalisatie Scan" je waarschijnlijk ook aan.

Download de CODA Scan

fotocredit

Topics: Coda Financials