Hoe kan software selectie beter?

Posted by John on 1-8-16 11:00

De software wereld verandert in rap tempo, maar de manier waarop softwareselectie wordt uitgevoerd is nog steeds conventioneel. Het selecteren van nieuwe bedrijfssoftware is geen eenvoudige zaak. Er zijn veel criteria te bedenken die van belang zijn om de juiste keuze te kunnen maken op het gebied van functionaliteit, techniek, leverancier en service.

Traditionele Software selectie

softwareselectie.jpg

In het verleden was het aanschaffen van nieuwe software een hele kostbare zaak. De aanschaf van de software moest worden geïnvesteerd (zonder restwaarde!). De hardware moest vaak vervangen worden om aan de nieuwe software specificaties te voldoen. Daarnaast volgde een langdurig implementatie traject. En dan maar hopen dat de investering de belofte ging (en bleef) waarmaken.

Logisch dat bij de zoektocht naar de beste software oplossing een projectgroep grondig te werk gaat. De huidige en gewenste situatie en eventueel randvoorwaarden worden beschreven. Een gedetailleerde eisen- en vragenlijst wordt opgesteld.

De ‘gelukkige’ software aanbieders ontvangen de uitgebreide eisen- en vragenlijst, met het verzoek om alle gestelde vragen naar waarheid te beantwoorden. Deze offerte aanvraag is beter bekend onder de naam Request for Proposal (afgekort RFP).

De aanbieders besluiten om mee te doen en zullen een aanbieding moeten vergezellen van antwoorden op de gestelde vragen.

In mijn werkzame leven ben ik bij een behoorlijk aantal RFP’s betrokken geweest. Ik heb letterlijk aan beide kanten van de tafel gezeten. Geloof me, voor zowel de vragende als de aanbiedende partij(en) is het traditionele software selectie traject behoorlijk arbeidsintensief. En het nare is; ook al worden alle vragen in de RFP beantwoord, een volledige ingevulde RFP biedt geen garantie tot succes. De software aanbieder is meer bezig met het antwoorden van de vragen dan hun expertise inzetten om toegevoegde waarde voor de aanvrager te creëren.

Veel software aanbieders bevinden zich in een spagaat. Als de aanbieder alle vragen naar eer en geweten invult loopt de aanbieder het risico lager te eindigen dan concurrent aanbieders. Het is daarentegen erg vervelend om tijdens de implementatie er achter te komen, dat de vragenlijst wel heel optimistisch is ingevuld.

Als de ruimte voor nuance ontbreekt of belangrijke vragen niet gesteld worden, dan versterkt dat een mismatch. Immers met een RFP wordt niet de beste aanbieder geselecteerd, maar degene met de laagste prijs en de meeste bevestigende antwoorden.

Software selectie: Hoe het beter kan

Steeds vaker wordt software in de cloud aangeboden. In mijn ogen hoort bij een nieuwe software oplossing ook een nieuwe software selectie aanpak.

Professor Dean Kashiwagi is grondlegger van een aansprekende vernieuwende prestatie-inkoop methodiek (Best Value Procurement). Een andere manier van denken over de rolverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Een verschuiving van 'controleren en beheersen' naar 'loslaten en vertrouwen', van 'sturen door de opdrachtgever' naar 'laten leiden door de opdrachtnemer'.

Niet de prijs, maar de toegevoegde waarde van de aanbieder is leidend.

De expertise van de software aanbieder staat centraal, zo kan deze maximaal zijn expertise laten zien. De expert krijgt hierdoor alle ruimte om zich te onderscheiden van zijn concurrenten.

Echte experts springen eruit en laten dat ook zien. Door oog te hebben voor te benutten kansen en mogelijke risico's. Ook tijdens het invullen van een RFP worden risico’s en onduidelijkheden ontdekt, maar heeft de aanbieder geen mogelijkheid hierover in gesprek te gaan.

De tijd nodig om een RFP op te stellen en te beantwoorden blijft allen bespaart en kan besteedt worden aan uitwerken van de business case en benoemen van de succesfactoren.

Samen met de opdrachtgever worden de gewenste resultaten bepaald. Dit zal leiden tot een hogere tevredenheid en een grotere kans op een succesvolle software implementatie.

Whitepapier: Waarde creatie door software integratie

Een software aanbieder denkt mee met de klant; hoe kan een win-win situatie ontstaan? Deze kan in de meeste gevallen alleen ontstaan wanneer er daadwerkelijk waarde gecreëerd wordt met de software die geïmplementeerd wordt. Aan de verwachtingen voldoen is niet meer van deze tijd. Toegevoegde waarde ontstaat wanneer de verwachtingen overtroffen worden. Dit kan in veel gevallen door een software pakket aan te bieden waarin integratie tussen de verschillende software zorgt overzichtelijke financiële data en betere besluitvorming.

Benieuwd welke software een winnend pakket maakt? Download dan deze whitepaper!

Auteur: John van Dijk