Hoe efficiënt en effectief werkt uw inkoopproces?

Posted by John on 5-10-15 13:58

Ik constateer dat het automatiseren en digitaliseren van het inkoopproces meer aandacht krijgt bij klanten en dus hoger op de agenda staat. Logisch, stroomlijnen van de verwerking van de inkoopfacturen verhoogt de efficiency, accuratesse en beheersing. Ik ga er vanuit dat daarvan niemand overtuigd hoeft te worden.

De financiële mensen, die met Coda werken, vragen steeds frequenter aan mij hoe andere organisaties het inkoopproces rondom Coda Financials hebben ingericht. Met collega’s heb ik een inventarisatie uitgevoerd en we kunnen concluderen dat er geen eensluidend antwoord is te geven.

Het inkoopproces

Het traditionele inkoopproces, beter bekend als: Purchase-to-Pay (afgekort P2P) proces, start bij de behoefte aan, en bestellen van een produkt of dienst, uiteindelijk zal de leverancier leveren, een factuur sturen en daarvoor betaald worden. Schematisch kan het P2P proces bestaan uit de volgende stappen: 

Typisch voor het P2P-proces is dat bijna alle inkoopgerelateerde activiteiten buiten de inkoopafdeling plaatsvinden. De inkoopafdeling houdt zich vooral bezig met activiteiten die voorafgaan aan de bestelling. Zoals het inventariseren en specificeren van de inkoopbehoefte, het selecteren van geschikte leveranciers, opstellen en bewaken van de (raam)contracten. Verder kan het beoordelen van de crediteuren en hun prestaties een taak zijn.

De financiële afhandeling van de inkoopfactuur vindt in Coda plaats. De crediteurenadministratie speelt daarbij een hoofdrol. Logisch dat het verbeteren van het inkoopproces een financieel gedreven initiatief is. Daarbij ligt dan de focus op het optimaliseren van de factuurverwerking.

Echer de factuurverwerking is maar één facet van het inkoopproces. Het volledige inkoopproces is een organisatiebrede aangelegenheid. Het is belangrijk dat alle afdelingen met elkaar communiceren en samenwerken voor het bereiken van een efficient en effectief inkoopproces. Daarbij ondersteunt door de juiste software oplossing.

Binnen Coda oplossen?

Op hoofdlijnen kan Coda het P2P proces prima ondersteunen.

Naast Financials, worden de Coda modules Procurement en Invoice Matching aangeboden om dit mogelijk te maken. Standaard wordt overigens Workflow functionaliteit meegeleverd met Coda Financials.

Het is goed te weten wat de standaard Coda Workflow te bieden heeft, namelijk:

  • Elementverantwoordelijkheid
    Per gebruiker kan aangegeven worden voor welke elementen (bijvoorbeeld kostenplaatsen en projecten) iemand verantwoordelijk is.
  • Posities
    De gebruikers kunnen aan posities worden gelinkt, bijvoorbeeld invoerders, projectleiders, afdelingshoofden, etc. Per positie kan een autorisatielimiet worden ingesteld.
  • Positiehiërarchie
    De gedefinieerde posities kunnen in een positiehiërarchie worden geplaatst, waarbij de posities kunnen worden gepositioneerd aan de hand van de verschillende autorisatielimieten.
  • Goedkeuringsproces
    Gebruikers ontvangen een e-mail met het verzoek om een document(regel) goed te keuren
  • Workflow Designer
    De processen kunnen grafisch worden ontworpen of aangepast met de workflow designer. In feite is de workflow visueel configureerbaar. Voor ingrijpende wijzigingen is vaak Java scripting noodzakelijk.

Scannen en herkennen, middels OCR techniek, van inkoopfacturen zijn functionaliteiten die Coda niet standaard ondersteunt. Voor het digitaliseren van de papieren inkoopfacturen is daarom altijd software van een gespecialiseerde aanbieder noodzakelijk. Let daarbij tevens op de vereiste kwaliteit van de scanner of de multifunctional copier. Verder blijkt dat in de praktijk het herkennen van factuurkop en regel gegevens door middel van OCR weerbarstiger is dan de theorie en aanbieder doet vermoeden.

Uiteindelijk kan wel een link naar het gedigitaliseerde inkoopfactuur bestand, gekoppeld worden aan een Coda document. Dan is de inkoopfactuur vanuit Coda opvraagbaar en zichtbaar.

Een aantal organisaties kiezen ervoor om delen van het inkoopproces niet in Coda, maar in andere standaardsoftware of maatwerk componenten onder te brengen. Op de markt bewegen zich tientallen gespecialiseerde software aanbieders die graag (delen) van uw inkoopproces willen automatiseren. Een aantal daarvan heeft bewezen koppelingen tussen hun eigen applicatie en Coda Financials gerealiseerd.

De redenen om het gehele inkoopproces niet in Coda onder te gebruiken zijn divers. Het hangt af van een aantal factoren in hoeverre het proces door Coda wordt gefaciliteerd. Denk daarbij aan type organisatie, soorten inkopen, complexiteit, jaarvolume inkoopfacturen, autorisatie matrix, inkoop workflow en het aantal crediteuren.

Wij worden steeds intensiever betrokken bij het optimaliseren van een inkoopproces. Ik zie een aantal bewezen oplossingen, die ik graag met u deel. Het blijft voorlopig maatwerk om in uw geval de knip op de juiste plaats te leggen.

Geschreven door: John van Dijk QC

Wil je meer weten over dit onderwerp. Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA. Met deze kennis hebben we een scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw financiële omgeving volledig in kaart brengen en daarmee zien of bijvoorbeeld uw inkoopproces effecienter en/of effectiever kan worden. Wil je meer weten?

Vraag de CODA scan aan

Topics: Coda Financials