Gemeentefinanciën en CODA

Posted by Martin de Boer on 26-3-15 10:00
Find me on:

Gemeentefinancin-en-CODAHet pakket CODA Financials wordt bij veel gemeenten in Nederland gebruikt.
Er zijn veel veranderingen op komst op het gebied van gemeentenfinanciën die van invloed zijn op de inrichting van het financieel pakket waaronder de introductie van de vennootschapsbelasting per 2016 en de adviezen van de commissie Depla.

In dit blog wordt u hier verder over geïnformeerd.

Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten en andere veranderingen

Gemeenten krijgen steeds meer taken erbij op het gebied van zorg en werk. Er moeten daarom ook steeds meer beslissingen worden genomen worden door de bestuurders die impact hebben op de bewoners en de leefomgeving, raadsleden dienen de juiste kaders te stellen. Een juist en eenvoudig inzicht in de financiën van gemeenten is daarom belangrijk. Gemeentefinanciën is nu het gebied van specialisten en dient toegankelijker te worden voor ons allemaal.

In het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (hierna BBV genoemd) zijn de spelregels opgenomen voor de begroting en jaarstukken van een gemeente. Deze spelregels leiden tot begrotingen en jaarrekeningen die onvoldoende toegankelijk zijn. De adviescommissie Depla komt daarom met een aantal voorstellen om de BBV aan te passen waarbij het inzicht wordt verbeterd maar waarmee ook gemeenten beter met elkaar te vergelijken zijn. Hiernaast zal ik ook nog kort in gaan op de vennootschapsbelastingplicht voor lokale overheden (voor zover zij een materiële onderneming drijven) die vanaf 2016 van kracht zal zijn.

Adviezen commissie Depla

De commissie Depla heeft de volgende adviezen op papier gezet. De betreffende adviezen kunnen worden onderverdeeld in diverse onderwerpen waarop de raad stuurt, de controlerende taak van de raad en adviezen over technische onderwerpen zoals overhead en kosten. In het kort zijn hieronder de 5 meest in het oog springende adviezen van de commissie benoemd. Meer detailinformatie hierover kunt u vinden in het document “vernieuwing van de begroting” op de site van de Vereniging van Nederlandse gemeenten.

  1. Schrijf een vaste indeling voor de productenraming van het college voor in het BBV. Deze indeling vervangt de huidige functionele indeling die niet meer goed bruikbaar is. De functionele indeling stamt nog uit de tijd van de comptabiliteitsvoorschriften, ofwel 1995, en kent een vaste indeling van categorieën(bijvoorbeeld 723 milieubeheer). Nieuwe producten zorgen ervoor dat de functionele indeling wordt herzien en bruikbaar zijn voor gemeenten. Door decentralisatie krijgen gemeenten nieuwe taken. De nieuwe producten sluiten hierop aan. Nieuwe producten zijn voor iedereen toegankelijk, waar mogelijk digitaal.
  2. De gemeenteraad stuurt nu vooral op maatschappelijke effecten. De effecten zijn te beantwoorden met de 3W vragen. Wat willen we bereiken? Wat gaan we ervoor doen? Wat mag het kosten? Deze vragen worden beantwoord met behulp van indicatoren. Voorbeelden van indicatoren zijn “het aantal voortijdige schoolverlaters is lager dan 10%”, “het percentage op de veiligheidsindex in een bepaalde wijk is gelijk of lager dan de voorgaande bestuursperiode van 4 jaar. Iedere gemeente bepaalt nu zijn eigen indicatoren. Om gemeenten beter te kunnen vergelijken is het advies om een gezamenlijke set aan indicatoren te ontwikkelen. Dit betreft dan een basis set die alle gemeenten in de begroting kunnen gebruiken. De basis set wordt gekoppeld aan de nieuwe producten waardoor de relatie van geld met de indicator gelegd kan worden.
  3. Gemeenten moeten een basis set aan kengetallen samenstellen in de BBV waarmee de financiële positie bepaald kan worden. Dit betreft de volgende kengetallen:
    • EMU saldo
    • Sluitende begroting (de structurele lasten worden gedekt de structurele baten in een begrotingsjaar)
    • Wendbaarheid (percentage van de vaste lasten van de totale lasten)
    • Aanwenden baten (weerstandscapaciteit als percentage van het begrotingstotaal
    • Risico’s lasten:
      • Schuldpositie als percentage van het begrotingstotaal
      • Materiële vaste activa als percentage van de lange schulden
      • Voorraden grond als percentage van het begrotingstotaal
  4. De algemene overhead wordt in een apart programma “overhead” opgenomen. Dit betreft de kosten van de bedrijfsvoering van een gemeente zoals personeelskosten, automatisering, huisvesting, communicatie, informatie, organisatie en financiën. Door de overhead in een apart programma te plaatsen zal de vaak ingewikkelde en ondoorzichtige kosten verdeelstaat bij een gemeente verdwijnen.
  5. De indeling van kostensoorten wordt geactualiseerd zodat ze beter bruikbaar zijn voor gemeenten en tevens in lijn zijn met de eisen van de EU om het EMU tekort te berekenen. De informatie over de kostensoorten zal digitaal per product worden verstrekt. Tevens dienen nieuwe investeringen met een maatschappelijk nut moeten worden geactiveerd.

Inrichting systemen

Het uitvoeren van de adviezen van de commissie Depla betekent een flinke aanpassing in de systemen. Nieuwe producten zullen moeten worden ingericht evenals nieuwe kostensoorten. De activa administratie zal moeten worden uitgebreid in verband met het activeren van projecten met een maatschappelijk nut. Hiernaast dienen vaste indicatoren en kengetallen te worden opgenomen in de systemen zodat de informatie hierop ieder moment digitaal kan worden gepresenteerd. Ook dient er een kasstroomoverzicht te worden opgeleverd. Daarentegen zal met de introductie van een nieuw programma voor “overhead” het proces van kosten verdelen aanzienlijk eenvoudiger worden.

De introductie van een nieuw rekeningschema biedt ook de mogelijkheid om functiecodes en economische categorie codes uit de rekeningcodes te halen. Functies en economische categorieën zijn nu vaak onderdeel van het grootboek en worden gebruikt om informatie aan derden (o.a. het CBS) te versturen. Administratieve medewerkers en budgethouders dienen deze codes vaak ook inhoudelijk te kennen omdat ze onderdeel zijn van de boekingsstructuur. Grootboekrekeningen worden hierdoor onnodig lang en zijn vereisen kennis van de functies en categorieën terwijl die kennis niet nodig is, het is tenslotte alleen nodig voor rapportage aan derden. Het voorstel is dan ook om de kostensoorten kort en eenvoudig te houden qua codering en de functies en categorieën in een kenmerk veld op te nemen dat bij de kostensoort thuis hoort.
Kortom dit is een ideaal moment om een herinrichting van het financieel systeem te overwegen.

Inrichting vennootschapsbelasting in CODA

De vrijstelling van vennootschapsbelasting (vpb) voor Nederlands overheidsbedrijven wordt afgeschaft per 1 januari 2016. Hiermee voldoet het ministerie van financiën aan de eisen van de Europese Commissie om overheidsbedrijven, zover die een onderneming drijven, in de heffing van vennootschapsbelasting te betrekken. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Exploitatie vastgoed
  • Ontwikkeling en exploitatie openbare ruimten
  • Vervoer
  • Scholen
  • Bibliotheken
  • Exploitatie sportgelegenheden

Qua inrichting in het financieel pakket CODA zal dit betekenen dat naast het bedrijfseconomisch afschrijven ook fiscaal afgeschreven zal moeten gaan worden. De module CODA Assets, waarin de activa worden vastgelegd, ondersteunt hierin volledig.

Conclusie

De komende periode zullen veel adviezen van de commissie Depla daadwerkelijk geïmplementeerd gaan worden. Diverse gemeenten zijn reeds gestart met het inrichten van een apart programma “overhead” waardoor de kosten met betrekking tot de bedrijfsvoering ook apart kunnen worden geregistreerd en kostentoerekening eenvoudiger is geworden. Het financieel pakket CODA Financials biedt de mogelijkheid om flexibel met de implementatie om te gaan waardoor wijzigingen snel doch gecontroleerd kunnen worden doorgevoerd.

Geschreven door: Martin de Boer

Wil je meer weten over dit onderwerp? Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA. Met deze kennis hebben we een scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw financiële omgeving volledig in kaart brengen, hiermee wordt direct inzichtelijk of herinrichten of juist migeren (naar CODA versie 13) zinvol voor jouw organisatie is. Geïnteresseerd?

Vraag de CODA scan aan

 Fotocredit: Bouwstenen voor Sociaal 

Topics: Coda Financials