Drie Redenen om CODA Financials niet te upgraden

Posted by Michel Laan on 22-4-14 8:00
Find me on:
CODA Financials Upgrade

Geschreven door: Michel Laan        

Bij de release van een nieuwe software-update zijn veel bedrijven geneigd om deze laatste versie te installeren.  Een goede zaak zou je op het eerste gezicht kunnen zeggen, maar er zijn ook tal van redenen te noemen om niet met de laatste versie mee te gaan.

Ik zie dat ook bij een aantal van onze klanten waar wij CODA financials hebben geïmplementeerd. Bij ieder van deze projecten wordt op enig moment de vraag gesteld: ‘hoe ziet het releaseschema eruit?’ Een vraag die samenhangt met de verwachting dat er iedere drie tot zes maanden een nieuwe release uitkomt of een nieuwe set van software en interfaces geïmplementeerd moet worden. Veelal heeft deze vraag te maken met standaard releaseplanning door andere softwareleveranciers waar de klant aan gewend is. Ik vind het echter ook een wat vreemde vraag. Je hebt immers net een nieuw softwaresysteem aangeschaft en je vraagt nu al naar een nieuwere versie. Bij een autodealer zou de verkoper ook gek opkijken als je bij het ophalen van je nieuwe auto al direct vraagt wanneer het nieuwe model uitkomt om deze vervolgens direct te bestellen. Waarom gebeurt deze ongewone actie dan wel bij de implementatie van een financieel systeem? Drie redenen om niet te upgraden:

Testen

Op zich is bij blijven met je systemen een goede zaak. De laatste versie van de software heeft nieuwe functies en bevat over het algemeen oplossingen voor eerder geconstateerde problemen. Als een toepassing echter al enige tijd op de markt is, zijn de grote fouten intussen wel verholpen en bevat de eerder geïmplementeerde versie ook de functies die van belang zijn voor de gebruiker. Hier zou meer naar moeten worden gekeken, want vergeet niet dat iedere nieuwe versie zal moeten worden getest, al is het maar een regressietest zonder nieuwe functies. Zeker in een omgeving met meerdere interfaces kan dit een langdurig en kostbaar traject zijn.

Support

Een software-upgrade wordt veelal ingegeven door een eis van interne of externe auditors. Ook deze vereiste is echter minder vanzelfsprekend als het op het eerste gezicht lijkt. Een oudere, niet ondersteunde versie werkt net zo goed als het werkte op het moment dat de versie nog wel ondersteund werd. Ook blijft het, in geval van CODA, mogelijk om met productvragen bij de helpdesk van Unit4 aan te kloppen. Als er een oplossing voor het probleem bekend is dan zal de oplossing ook worden gegeven.  Dit is met out of support software zeer vaak het geval.

Het enige wat niet meer gebeurt, is dat een gevonden bug tot aanpassing van de software zal leiden. De kans dat een nog niet eerder gevonden bug tot problemen bij de klant leidt, is echter vrij klein. De kans dat een bug intussen is opgelost in een nieuwere versie is uiteraard wel groter en je zal als organisatie moeten besluiten of de betreffende bug(s) voldoende verstoren zijn om de inspanning van een upgrade te rechtvaardigen. Verder zal met de auditors besproken moeten worden wat de achtergrond is van de eis om ondersteunde software te gebruiken. Betreft dit een formele eis, of is er een goede zakelijke rechtvaardiging voor?

Aansluiting

Een laatste belangrijke reden waarom bedrijven kiezen voor een upgrade is omdat de software niet meer de gewenste middleware, zoals SQL server of Oracle, of de gewenste operating systemen, zoals Windows 8, ondersteunt. Dit is een reden waar weinig op af te dingen valt. Middleware wordt gebruikt door meerdere applicaties tegelijk en de grootste gemene deler zal hierin vaak leidend zijn. Als CODA niet meer aansluit op de middleware die andere bedrijfskritische toepassingen vereisen, dan is een upgrade aan te raden, omdat de impact van het niet uitvoeren van een upgrade groter is dan de investering zelf.

Haal eruit wat erin zit

De meeste organisaties hebben meer te winnen bij het beter en anders gebruiken van de bestaande software dan bij het upgraden van de software zelf. Dit is onze ervaring bij veel klanten. Om terug te komen op de analogie van de nieuwe auto: beter dan bij aflevering van een nieuwe auto onmiddellijk te kijken naar nieuwe toekomstige modellen, is het om direct de onderhoudsbeurten voor de eerste twee jaar te plannen. Deze onderhoudsbeurten zorgen ervoor dat je optimaal plezier en nut hebt van je nieuw aangeschafte voertuig. Zo ook met CODA, beter dan een strak release schedule op te stellen bij implementatie of migratie, is het om periodieke reviews te plannen over het gebruik en de inrichting. Dit zorgt ervoor dat je te allen tijde optimaal gebruik maakt van wat je al hebt staan.

Wil je meer weten over dit onderwerp. Dan spreekt "De CODA optimalisatie Scan" je waarschijnlijk ook aan.

Download het whitepaper voor de uitgebreide stappen van "de CODA optimalisatie scan"

Download de CODA Scan

fotocredit

Topics: Coda Financials