De werkkostenregeling ondersteunen met Coda?

Posted by John on 24-7-14 10:00
CODA WKROngetwijfeld bent u op de hoogte van de werkkostenregeling (afgekort WKR). Toch heel kort de feiten op een rijtje. De WKR is één van de Overheidsmaatregelen die bedoeld zijn om de administratieve werklast van u, als werkgever, te verminderen. De werkkostenregeling beoogt dit te doen op het gebied van onkostenvergoedingen. In deze regeling worden onkostenvergoedingen niet meer individueel (vergoedingssoort per persoon) beoordeeld, maar mag de som van de verstrekte vergoedingen op bedrijfsniveau per jaar een bepaald percentage van de loonsom van datzelfde jaar niet overstijgen.

Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR voor alle werkgevers verplicht van toepassing. Aan het huidige ‘keuzeregime’ komt daarmee een einde.

Invoeren van de werkkostenregeling is in eerste instantie een HRM aangelegenheid. De huidige regels rondom vergoedingen en verstrekkingen dienen te worden geïnventariseerd en getotaliseerd.
Veelal gaat men er vervolgens vanuit dat de ondersteuning van de WKR een salarisadministratie aanpassing is. Schijnbaar logisch, omdat de WKR-heffing deel uitmaakt van de loonheffing die ook via de salarisadministratie wordt afgehandeld.

Ik adviseer om de WKR te administreren binnen de financiële administratie, immers niet alle onkosten worden in de salarisadministratie vastgelegd. Denk bijvoorbeeld aan voorzieningen op de werkplek, brandstofkosten leaseauto of een teamuitje. Die kosten worden rechtstreeks gefactureerd en verlopen niet via het salarissysteem, maar vallen wel onder één van de categorieën van de werkkostenregeling.

De kosten vanuit de salarisadministratie blijken dan vanuit een loonverdeelstaat die geboekt wordt in de financiële administratie.

Consequenties van het niet realiseren van de wijziging

Met ingang van 1 januari 2015 is de WKR voor alle werkgevers verplicht van toepassing. Aan het huidige ‘keuzeregime’ komt daarmee een einde.
Bij het niet realiseren van de wijziging wordt niet meer voldaan aan de wettelijke eisen omtrent de werkkostenregeling.

Aanpassen van de inrichting van Coda

Invoeren van de werkkostenregeling leidt tot noodzakelijke aanpassingen in het financieel administratief systeem Coda.

Alle vergoedingen en verstrekkingen die de werknemer van de werkgever ontvangt is loon en wordt bij de werkgever belast tegen een eindheffing. Hierop bestaan een aantal uitzonderingen, waardoor de eindheffing niet of slechts gedeeltelijk hoeft te worden betaald.

Het doel is het verkrijgen van inzicht in deze uitzonderingen, die betrekking hebben op de WKR. Ook is het belangrijk om het totale WKR bedrag te vergeleken met de vrije ruimte van de loonsom (waarschijnlijk 1,2%).

In Coda is het dus van belang de soorten vergoedingen en verstrekkingen aan of ten behoeve van personeel te onderscheiden. Het gaat dan om:
  • Gerichte vrijstellingen; zoals reiskosten voor openbaar vervoer en kosten voor opleiding en studie onder bepaalde voorwaarden;
  • Nihilwaarderingen; vallen formeel onder de werkkostenregeling, maar zijn door de wetgever op nihil gewaardeerd. Het gaat dan om bepaald loon in natura, zoals voorzieningen op de werkplek, consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd en bijvoorbeeld een ter beschikking gestelde laptop, mits het zakelijk gebruik meer dan 90% bedraagt;
  • Intermediaire kosten/vergoedingen; vergoedingen voor bedragen die uw werknemer meestal in uw opdracht en voor uw rekening voorschiet. Bijvoorbeeld brandstofkosten voor een leaseauto;
  • Kosten die vallen onder het algemeen forfait; deze vergoedingen en verstrekkingen vallen onder het vrijgestelde forfait, waarbij het meerdere wordt belast tegen 80%.

Hoe deze soorten te embedden in Coda is afhankelijk van de huidige inrichting en complexiteit van uw werkkosten.

In Coda kan een oplossingsrichting zijn om per soort een element te defineren. Vervolgens de relevante Verlies- en winstrekeningen te koppelen aan deze elementen.
Met linker en rechterlijsten kunnen de logische combinaties, grootboek en soort werkkosten worden vastgelegd.

Verder moeten waarschijnlijk invoertemplates, weergaven en selectoren in Coda worden aangepast.

Wil je meer weten over dit onderwerp. Solmate heeft de afgelopen jaren veel ervaring opgebouwd op het gebied van CODA. Met deze kennis hebben we een scan ontwikkeld. Met deze scan kan je jouw financiële omgeving volledig in kaart brengen. Wil je meer weten?

Download de CODA Scan   

fotocredit

Topics: Coda Financials