Sla een brug tussen inkoop en bestellen met Contract Lifecycle Management

Posted by John on 6-6-16 10:30

ID-10018387.jpgOrganisaties werken steeds meer samen en worden bijvoorbeeld werkzaamheden door derden uitgevoerd. Logisch dat de afspraken met partners en leveranciers steeds belangrijker worden. Daarmee ook de kwaliteit van de contractuele afspraken. Organisaties zoeken meer inzicht in en grip op de contracten. Meer grip betekent ook dat een behoorlijk deel van contractmanagement niet alleen door inkoop, maar ook door de business uitgevoerd moet gaan worden.  

Het is belangrijk om de inkoopafspraken goed te borgen en de naleving te bewaken gedurende de looptijd van een contract. Een adequaat opgezet en ingericht contractbeheer en het faciliteren van contractmanagement is daarom onmisbaar.

Contractmanagement is aan een opmars bezig. Sinds enkele jaren organiseert Nevi de Contractmanagement Dag en bevestigt dat de ontwikkeling van dit vakgebied snel stijgt.

“Contractmanagement is een managementproces en heeft dientengevolge een cyclisch karakter van systematisch en efficiënt besturen van de contractcreatie tot en met executie en het analyseren met als doel het maximaliseren van de operationele en financiële leveranciersprestatie en reductie van de risico’s. Of eenvoudiger gezegd; Voorkomen van het ‘weglekken’ van waarde uit het contract (kosten, waarde, risico) ‘Getting what you have agreed’”. Aldus de inkoopopleider Nevi.

Contractmanagement_-_Supplier_development.pngContractmanagement is de laatste jaren meer en meer in het centrum van het inkoopproces komen staan.

Contractmanagement staat hiermee dicht bij de gebruikers en is een sleutelfactor om de beoogde resultaten ook daadwerkelijke te kunnen realiseren.

Gerco Rietveld (auteur Inkoop een nieuwe Paradigma) draait er niet omheen en stelt: Wanneer je er niet voor zorgt dat iemand de contracten goed managed kunnen we net zo goed stoppen met inkopen”

Moet u de contracten gaan managen?

Als u de volgende signalen herkent binnen uw organisatie, dan is het managen van de contracten echt noodzakelijk:

  • Het opstellen van contracten duurt nodeloos lang door het ontbreken van standaard procedures en clausules.
  • Het versiebeheer van de contracten is niet geautomatiseerd.
  • Het contract sluit niet aan bij de verwachtingen.
  • De interne organisatie is niet bekend met de strekking van de aangegane contractafspraken.
  • Kortingen en kansen zijn misgelopen door een slechte opvolging.
  • Door onduidelijkheden is het onmogelijk om de lopende contracten te monitoren.
  • Contracten worden stilzwijgend verlengd.

Contract lifecycle management geautomatiseerd

Meer en meer organisaties maken gebruik van contractmanagement systemen. Het aanbod is groot. Van de eenvoudige oplossingen met een PDF van het contract en expiratiedata tot uitgebreidere varianten die Contract Lifecycle Management (afgekort CLM) worden genoemd.

Grofweg kan een CLM systeem in drie onderdelen worden verdeeld:

Contractregistratie

  • met welke leveranciers doet u zaken
  • welke contracten lopen er bij die leveranciers
  • wie is verantwoordelijk voor die contracten
  • wanneer lopen de contracten af (met behulp van een reminder, meestal per e-mail)

Contractmanagement

  • vastleggen van KPI’s en deze geautomatiseerd meten
  • betrekken van de leverancier in een afgeschermde omgeving
  • taken toewijzen en zo samen ervoor zorgen dat alles wat in het contract is afgesproken ook daadwerkelijk gebeurt.
  • Het uitnutten van het contract monitoren

Contract-life-cycle

  • opstellen, tracken en goedkeuren van contracten met versiebeheer en audit trail
  • opstellen en uitvoeren van enquêtes, intern en extern
  • vastleggen en verslagleggen bij meerdere contactpersonen
  • het contract digitaal ondertekenen

Een CLM is dus veel meer dan een contractendatabase, het systeem geeft inzicht in het ontstaan van het contract. Tijdens de contractduur, maar ook bij een volgende contractonderhandelingen geeft dit inzicht.

Contract lifecycle management geïntegreerd

Contract management is maar al te vaak een activiteit die alleen wordt uitgevoerd door inkoopafdelingen in complete isolatie van de rest van de organisatie. In andere gevallen wordt het contract, als het is afgesloten, overgeheveld naar een contractmanager in de business en komt het contract pas weer terug als een nieuwe aanbestedingsprocedure gestart gaat worden.

CLM heeft pas echt toegevoegde waarde als er samengewerkt wordt met de diverse stakeholders binnen de organisatie en de leveranciers.

In onderstaande weergave is duidelijk aangegeven dat contract management de verbinding vormt tussen de inkoop- en de bestelcyclus.

Contracten_leveranciermanagement.pngBron: PianOo – Contract en leveranciermanagement

Contract lifecycle management staat zeker niet op zichzelf. Sterker het vormt juist de integratie tussen beide cycli.

Besluit u om Contract lifecycle management te gaan automatiseren, dan is mijn advies om dat geïntegreerd op te lossen.

 

fotocredit

Topics: Coupa